La gestion documentaire au MMB
Pere de Prada i Arana
Les Archives générales sont au service de l’ensemble de la structure administrative et technique du Musée Maritime de Barcelone (MMB) pour ce qui est des documents de type administratif et d’archives. Ce service assure l’organisation, la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion des documents réceptionnés et produits par le MMB dans le cadre de ses compétences. Il est également responsable de la maintenance et de l’optimisation du Système de gestion documentaire. Ce système inclut l’ensemble des normes, outils et procédures requises en vue de garantir effectivement et efficacement la production, sélection, conservation, utilisation et exploitation des documents tout au long de leur cycle de vie.
Les Archives encouragent également la mise en place d’une administration électronique au sein du MMB par le biais du développement et usage d’applications, de services électroniques (Portail pour la transparence, Registre d’entrées et de sorties ERES, e-administration, EACAT, etc.) et l’élaboration de politiques dans le cadre de ce domaine de gestion : Politique de signature électronique, Politique de gestion des documents électroniques.
PLAN DE CLASSIFICATION DES DOCUMENTS DU MMB
Le plan de classification des documents (Quadre de Classificació de Documents, QCD) du Musée Maritime de Barcelone est un outil permettant d’organiser les documents produits par le MMB. Il repose sur une structure à trois niveaux, dont le troisième niveau (série documentaire) correspond aux activités réalisées par le musée dans l’exercice des responsabilités qui lui incombent.
CALENDRIER DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS
Le calendrier de conservation et destruction des documents est un outil de gestion documentaire permettant de définir la période et le lieu de conservation des documents, de leur création à leur destruction, et de les classer par ordre d’importance au sein du système de gestion.
REGISTRE DE DESTRUCTION DE DOCUMENTS
Le Registre de destruction est l’outil informant des procédures de destruction des documents du MMB. Le registre a été créé dans le respect de l’article 12 du Décret 13/2008 du 22 janvier, relatif à l’accès, évaluation et sélection de documents, qui oblige tout titulaire de documents publics à tenir un registre de destruction de documents. Actuellement, le musée publie le Registre annuel relatif à la destruction de documents sur le Portail pour la transparence.
LES TRANSFERTS
Le transfert de documents est la procédure consistant à déplacer physiquement et légalement des documents de diverses sections du musée vers le Service des archives, et impliquant le transfert de responsabilité concernant les documents transférés. Cela permet de mieux contrôler les documents réceptionnés et d’assurer une bonne organisation des archives d’entreprise et une récupération optimale des documents.
Les projets des Archives
Les Archives du MMB soutiennent et prennent part à divers projets liés au traitement, gestion et diffusion des fonds d’archives et des données et informations relatives au musée.
LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION DU MUSÉE (GIM)
Depuis 2010, nous travaillons sur le projet de Traitement de l’Information du Musée (Gestió de la Informació del Museu, GIM), qui résulte de l’analyse et audit de l’information traitée par le musée.
Pere de Prada i Arana
LA MISE EN PLACE DES RESSOURCES D’INFORMATION (RIM) ET L’ARTICULATION D’UN MODÈLE TECHNOLOGIQUE
La RIM est une plate-forme technologique soutenue par Medium SPA qui réunit les collections, fonds d’archives et documents bibliographiques du musée. Elle donne accès à leur consultation et visualisation depuis un seul point d’entrée. La plate-forme RIM est synonyme d’intégration et de diffusion.
